Основные вопросы, связанные с кадровыми документами.

Кадры, как известно, решают всё. И, безусловно, все что, так или иначе касается кадров, затрагивает и финансово-экономическую устойчивость компании. Законодательство очень внимательно относится к трудовым взаимоотношениям компании со своими работниками. И, согласно судебной практике, очень часто, при одинаковых позициях, отдает предпочтение стороне работника.

Законодательство, следит за правами рядовых сотрудников не только в судебных спорах, но и в трудовых буднях. В этой статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся кадровых документов, сроков их хранения, и нормативной базы, которая регулирует эти вопросы.

Итак, приступим. Любая компания, не может существовать без кадрового документооборота. И со временем, документов накапливается очень много. Какие-то малозначимые, а какие то имеют законодательно установленные сроки хранения. Давайте, приведем краткий перечень самых популярных документов и их регламентированный срок хранения.

1. Графики отпусков сотрудников – хранятся 1 год.
2. Документы учета трудовых книжек – хранятся 3 года.
3. Приказы на отпуск и журналы отпусков – хранятся 3 года.
4. Табели учета рабочего времени – хранятся 5 лет.
5. Приказы командирования сотрудников, а так же журналы их учета – хранятся 5 лет.
6. Личные дела работников и документы о субъекте персональных данных – хранятся 75 лет.
7. Приказы о приеме, перемещении, увольнении работника и журналы их учета – хранятся 75 лет.
8. Трудовые договоры и личные карточки сотрудников – хранятся 75 лет.
9. Личные дела руководителей, членов исполнительных органов и др. – хранятся постоянно.

Некоторые документы, при определенных условиях могут быть значительно увеличены, чем регламентные сроки. Например, при обычных условиях (см. п. 4) табели учета рабочего времени хранятся пять лет, но в случае опасных и тяжелых условий труда – срок увеличен до 75 лет.

Главным моментом кадрового документооборота является номенклатура дел – сгруппированный системно перечень кадровых документов, с пометкой сроков их хранения. Законодательно, номенклатура не регулируется никак, но она является ключевым элементом работы с кадрами. Ведь правильно организованный учет и архивирование документов – залог правильного документооборота компании в целом.

Базой для номенклатурной систематизации является штатное расписание организации, так как оно задает архитектуру самой компании, и, соответственно, определяет распределение и документопотоки между подразделениями, дивизионами и структурами организации.

Работа с кадровой документацией, безусловно, требует правильного и системного подхода, чтобы облегчить все смежные учетные функции. Однако столь щепетильный подход к номенклатуре документов имеет смысл только при значительной численности работников в компании. Мы рекомендуем задуматься об этом тогда, когда численность сотрудников пройдет отметку в тридцать человек. В заключение отметим, что не всегда общие советы приносят существенную пользу в организации кадрового документооборота. Поэтому, в заключение этой статьи,  приведем основные нормативные документы, которые снимут все возникшие вопросы:

- Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. №558.

-Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г.