Автоматизация делопроизводства

Автоматизация делопроизводства уже крепко заняла свою нишу в области АСУ. Однако прежде чем принять решение о проведении автоматизации, нужно правильно понимать терминологию. Следует отметить, что зачастую для задач сугубо делопроизводственного характера используются решения, совершенно для этого не предназначенные.

Производители программного обеспечения для работы с документами постоянно употребляют такие слова как: деловые процедуры, электронный архив, документооборот, делопроизводство. Как правило, все перечисленные понятия они используют синонимично с целью пропаганды своих технологий и решений. В результате мнения пользователей и производителей стали расходиться даже по самым, казалось бы, простым вопросам. Безусловно, такое положение дел сбивает пользователей с толку, вредит рынку и тормозит развитие индустрии делопроизводства.

Итак, каковы задачи каждого из вышеперечисленных терминов:

* Делопроизводство - представляет собой комплекс мероприятий, направленный на обеспечение документационного обеспечения управления организации или предприятия. Специалисты говорят, что часто ДОУ является главнейшей функцией делопроизводства.

* Документооборот - это движение документов, проводимое в рамках документационного обеспечения управления.

* Электронный архив - позволяет решать задачи по систематизации архивного хранения всех электронных документов в рамках документационного обеспечения управления.

* Деловые процедуры - призваны отвечать за выполнение целевой функции или ведение бизнеса. Они являются великолепным способом осуществления принципов практического управления учреждениями и предприятиями.

Автоматизация делопроизводства нуждается в использовании последних технологических достижений, таких как:

- системы анализа текстов и поиска документов;

- системы управления различными базами данных;

- системы сканирования рукописных и печатных документов;

- среду клиент-сервер и др.

Особенность компьютерного рынка нашей страны - четкое разделение на 2 большие области. Первая охватывает малые офисы и домашних пользователей (от 1 до 25 компьютеров) - данное решение должно учитывать постоянный рост популярности работы в Интернет, вторая - большие и средние компании, корпоративных клиентов (от 25 компьютеров), решение обязано базироваться на качественной и современной методологии ведения делопроизводства.